مدیریت فردی و برنامه ریزی
موفقیت فردی خواست همه افراد است و برای رسیدن به آن باید از مدیریت خود شروع کنیم و در این راه اولین قرم برنامه ریزی است. برنامهریزی هنر زمانبندی کردن فعالیتهاست؛ طوری که در همان وقتی که در اختیار دارید بتوانید به اولویتهای زندگی خود برسید و اهداف بزرگتان را دنبال کنید. یک برنامهریزی درست و اثرگذار، کلی نتیجهی خوب به همراه دارد:
- واقعگرایانهتر نگاه میکنید و متوجه میشوید که در زمانی که در دست دارید واقعا چقدر کار میتوانید انجام بدهید.
- مطمئن میشوید که برای انجام دادن کارهای اصلی و مهمتان وقت کافی دارید.
- برای اتفاقات پیشبینی نشده کمی وقت در برنامهتان کنار میگذارید.
- دیگر بیشتر از حد توانتان کار قبول نمیکنید.
- پیوسته در جهت اهداف شخصی و شغلی خود پیش میروید و پیشرفت میکنید.
- وقتِ کافی جور میشود تا با خانواده و دوستان صرف کنید، ورزش بروید یا سرگرمیهایتان را از سر بگیرید.
- بین زندگی شغلی و شخصیتان تعادل ایجاد میشود.
زمان تنها سرمایهای است که نمیشود آن را خرید. با این حال، اغلب افراد آن را بیهوده هدر میدهند و یا صرف هیچ و پوچ میکنند. برنامهریزی باعث میشود کمی دقیقتر به این بیندیشید که در طول روز، هفته یا ماه به کجاها دوست دارید برسید و بعد، کمک میکند تا به این خواستهها واقعا دست پیدا کنید و به موفقیت دست پیدا کنید.
یک زمان ثابت برای برنامهریزی تعیین کنید. مثلا اول هر هفته، اول هر ماه، یا آخر شب، قبل از شروع روز بعد. ابزارهای فراوانی هست که میتوانید از آنها استفاده کنید. راحتترین راهش این است که یک دفتر برنامهریزی هفتگی بگیرید و با یک قلم و کاغذ کارتان را راه بیندازید. (برای شروع، میتوانید از شکل زیر استفاده کنید و در یک برگهی کاغذ این جدول را پیاده کنید) اگر با تکنولوژی بیشتر از کاغذ رفیقید، میتوانید نرمافزارها و برنامههایی مثل گوگل کلندر، آوتلوک و بیزینس کلندر را امتحان کنید. همهی اینها مفیدند، میتوانید همه را تست کنید و ابزاری را انتخاب کنید که برای شغلتان مناسب باشد و به سلیقهتان هم بخورد.
- اولین کاری که باید بکنید این است که ببینید اصلا چقدر وقت در اختیار دارید. نوع شغل و اهداف زندگیتان است که جواب این سؤال را برای شخص شما مشخص خواهد کرد.
- حالا اصلیترین کارهایتان را بنویسید. اصلیترین کارهای شما همانهایی هستند که اگر انجامشان بدهید، میتوانید با خود بگویید که کارتان خوب بوده. همچنین این کارها همان وظایفی هستند که کیفیت عملکردتان با آنها سنجیده میشود.
- حالا برای فعالیتهایی که اولویت بالا دارند برنامه بریزید؛ به لیست کارهای خود نگاهی بیندازید و از بین آنها سه دسته کار را گلچین کنید: کارهای مهم، کارهای فوری و اضطراری و نهایتا فعالیتهای مربوط به رسیدگی به اعضای تیم که نمیشود آنها را به کس دیگری سپرد یا حذفشان کرد. ببینید در کدام ساعات روز بیشترین بازدهی را دارید و همان زمان را بگذارید برای این دسته از کارها. بعضی آدمها اول صبح انرژیشان بالاست و بهتر کار میکنند، برخی هم عصر و شب تمرکز بالاتری دارند.
- حالا وقتش رسیده که ببینید برای اتفاقات غیرمنتظره و شرایط اضطراری چه کار میشود کرد. برای تشخیص اینکه چقدر وقت برای این طور وقایع لازم است، تجارب خودتان بهترین راهنمایی خواهد بود. به طور کلی، هر چقدر شغلتان غیر قابل پیشبینیتر باشد، زمان بیشتری باید کنار بگذارید.
- چقدر در دفتر برنامهریزیتان جای خالی مانده؟ این زمانِ باقیمانده، «وقت آزاد» شماست؛ یعنی همان وقتی که میتوانید صرف رشد فردی و رسیدن به اهداف خود کنید. لیست اولویت بندی کارهایتان را مرور کنید و به اهداف شخصیتان نظری بیفکنید.
- فعالیتهایتان را تجزیه و تحلیل کنید. اگر به مرحلهی پنجم رسیدید و دیدید وقت آزاد چندانی برایتان نمانده، باید به عقب برگردید. مراحل دو، سه و چهار را دوباره مرور کنید. یکی از بهترین راهها برای رسیدن به موفقیت، به حداکثر رساندن زمان در اختیارتان است. اهرمها فقط برای صرفهجویی در انرژیِ فیزیکی نیستند؛ میشود با اهرم مناسب در وقت هم صرفهجویی کرد و کارهای بسیار بیشتری را در زمان کمتر انجام داد. مثلا میتوانید بعضی از کارها را به دیگران واگذار کنید، آنهایی که مهم هستند را برون سپاری کنید و یا حتی تکنولوژی را به کار ببندید تا هرچقدر میشود، روند کارها را اتوماتیکتر کنید. به این ترتیب وقت بیشتریی در اختیار دارید تا صرف اهدافتان کنید.
وقتی که صحبت از برنامه ریزی موفق میشود باید به موارد متعددی توجه کنیم تا بتوانیم به درستی به هدف مورد نظرمان دست پیدا کنیم. نتایج بیش از ۱۰۰۰ مطالعه درباره هدف گذاری و موفقیت در سراسر دنیا نشان میدهد اهدافی که دقیقا مشخص کنند که چه کاری باید انجام شود و منجر به موفقیت بزرگتری شوند، نسبت به اهدافی که مبهم هستند یا اهداف کوچک و جزئی، با عملکرد بهتری انجام خواهند شد. هنگامی که اهداف به روشنی مشخص باشند صرفنظر از اینکه شما خودتان آن اهداف را برای خود تعیین کرده باشید یا فرد دیگری آن را به شما محول کرده باشد یا کاری را گروهی با معلم، همکار یا رئیستان انجام دهید، احتمال موفقیت در آن نسبت به اهداف گنگ و کوچک بیشتر است.
دکتر عباس خداپرست
#موفقیت #مدیریت #برنامه #دکتر_عباس_خداپرست #عباس_خداپرست #برنامه_ریزی #مدیریت_فردی #شفافیت #انسجام #هدف
